Одна из задач бизнеса – планомерно развиваться, чтобы получать все больше доходов. Но подобное развитие влечет за собой появление многочисленных внутренних, внешних процессов. Наступает время, когда становится сложно ориентироваться в количестве реализуемых инициатив, выбирать те, которые станут более эффективными в рамках разработанной стратегии. В такой, типичной для предпринимательства ситуации, появилось понятие портфеля проектов.
Как такой портфельный подход к организации работы может помочь бизнесу, какими методами пользоваться, чтобы его сформировать – основные темы сегодняшней нашей публикации.
Что называют портфелем проектов
Портфель проектов – это некоторый объем задач, которые решает организация, стремясь достичь определенной стратегической цели. Принцип построения сводится к тому, что под каждую цель создается один портфель. Необходимо понимать, что при развитии бизнеса разрабатываемых направлений может быть много. Для оптимального управления над каждым из них будет осуществляться кураторство специальным отделом. Внедрение такого инструмента поможет:
выбирать работы, которые больше всего отвечают основным задачам компании;
отслеживать корректное выполнение, где главными показателями выступают возврат инвестиционных средств и доходность.
Созданная надежная система, которую называют портфелем проекта, способствует продуктивно осуществлять руководство в рамках бизнес-стратегии, с учетом основных ценностей организации.
Зачем компании нужен портфель проектов
Понятие портфеля проектов подразумевает оптимизацию процедуры расстановки приоритетов, анализ эффективности работы коллектива, а правильное группирование способствует:
оценке состояния организации за любой период времени;
одновременному управлению определенными направлениями;
правильному расставлению приоритетов, взвешиванию возможных рисков;
коррелированию целей, планов, ценностей;
сокращению числа конфликтов при обсуждениях;
экономии времени, необходимого, чтобы принять решение;
акцентированию внимания коллег на общий результат, а не на частности;
сворачиванию определенного направления, если оно больше не отвечает бизнес-интересам;
осуществлению контроля степени загруженности трудовых ресурсов.
Основные шаги в формировании портфеля проектов
Понятие портфеля проектов формируется на основании ряда действий, которые позволяют в итоге сказать, что получен эффективный инструмент управления. Рассмотрим все этапы:
Инициализация. Идет сбор всех projects, которые планируется сделать портфельными, оценивается их целесообразность. Делается заявка, в которой дается описание концепции, характеристика, называется функционал. Это необходимо для понимания того, насколько предложение соответствует имеющейся стратегии организации. Далее проводятся расчеты при утверждении заявки. Подготавливаются бизнес-план, ТО и т. д.
Отбор перспективных проектов для портфеля.
выстраивание иерархии приоритетов с учетом такого аспекта, как ценность для организации в данный период;
итоговый отбор.
Корректировка, внесение изменений. Дорабатываются все детали, распределяется техническое обеспечение, создается Устав, распределяются обязанности среди членов группы.
Запуск портфелей проектов, целесообразность которых была высоко оценена.
Image by vectorjuice on Freepik.
Методы и инструменты управления портфелем
Управление портфелем проектов заключается в мониторинге всей картины работы, проводимой для достижения основной цели. Для эффективной управленческой деятельности могут быть использованы различные методы:
Скоринговые. Применяются для анализа различных критериев с оглядкой на уровень прибыльности, возможных рисков, правил инвестирования и т. д.
На основе математических моделей. Это помогает оптимизации финансовой составляющей, прибыльности.
Картографирование. Способствует изучению, анализу долевого инвестирования по разным проектным группам посредством диаграмм, де-факто сравнивает распределение финансов с утвержденными объемами.
Но это еще не все подходы к управлению.
Специализированные программные решения
В целях эффективного управления создано специализированное ПО, позволяющее упростить ряд задач:
ADVANTA. Программное обеспечение имеет богатый функционал, в том числе возможность планировать дальнейшие шаги, собирать, анализировать данные посредством диаграммы Ганта, предупреждать, управлять рисками, распределять бюджетные и иные ресурсы.
Wrike. Инструмент дает возможность осуществлять деятельность в режиме текущего времени. С его помощью можно планировать, мониторить, предвидеть риски и принимать своевременные меры. ПО способствует координации усилий специалистов.
Microsoft Project. Программа предоставляет набор функций для выработки планов, распределения ресурсов. Система оснащена отличными инструментами визуализации, помогающими без проблем расставлять приоритеты, отслеживать успешность реализации задуманного.
Naumen Project Ruler. Программное решение предназначено для осуществления тщательного мониторинга всех аспектов (выстраивание перспектив, работа с рисками, распоряжение различными видами ресурсов).
ELMA365 «Проекты». Представляет собой интегрированную систему, имеющую отличный комплект инструментов для управления портфелем. В программу включены тот же сервис, что и у предыдущих вариантов, а также обеспечивается доступность, понятность схем работы, контроль над непосредственным управлением.
Матрицы приоритетов и канбан-доски
Для налаживания продуктивных действий с портфелем проектов применяются следующие методы:
X-матрица Хосин Канри. Она представляет собой документ объемом в 1 страницу, включающий в себя основные аспекты (стратегию, соответствующие инициативы, основные цели и перечень лиц, несущих ответственность за их реализацию). Суть использования данной матрицы – согласовывать далеко идущие цели со стратегически важными инициативами, определять особо важные проектные направления, формировать ряд метрик, на которые будут ориентироваться при оценке результатов.
Канбан-доска. Инструмент, с помощью которого можно определить, на какой стадии находится определенная задача. Поле доски делят на несколько сегментов, каждый из которых отражает степень выполнения работы. Традиционно их может быть 4:
«надо сделать»;
«находится в работе, обработке»;
«закончено»;
«завершено».
В зависимости от степени выполнения работ, карточки с заданиями передвигают из колонки в колонку.
Регулярные ревизии и отчётность
Специалисты советуют не забывать регулярно делать инвентаризацию, детализацию данных и аккумулировать их в единой БД. Это поможет свести риск возникновения ошибок к минимуму.
Распространённые ошибки при работе с портфелем
Рассмотрим основные ошибки, которые могут допускаться в ходе работы с портфелем проектов:
Неправильно выставленные приоритеты. Например, есть риск не воспользоваться определенными возможностями, если сделать ставку на долговременную задачу, не приняв во внимание, что более краткосрочный вариант может дать более быстрый результат. Или, наоборот, предпочтение отдается небольшим задачкам с незначительной выгодой, что продлевает сроки получения значимых итогов от более крупной работы.
Формирование плана без наличия логики между заданиями: к выполнению действия «А» невозможно приступить, если не проделана работа «Б». При этом «А» почему-то попадает в более высокий приоритет, нежели «Б».
Нерачительное распределение ресурсов. Можно растранжирить все в определенный период времени, а потом устроить себе «голодное» существование.
Пренебрежение к необходимости учитывать риски. Необходимо постоянно проводить работу по выявлению рисков, особенно на старте, также нужно правильно оценивать силу их воздействия.
Заключение
Еще раз подчеркнем положительную роль инструмента, который называется портфель проектов:
Отслеживание всех инициатив, когда-либо реализованных данной организацией. Это значит, что пишется история всех взлетов и падений.
Обзор текущей картины в плане реализации задуманного – это помогает взглянуть сверху на все, происходящее в команде, вовремя скорректировать намеченный курс, продуманно распределить ресурсы.
Из всего сказанного получается, что «портфельность» призвана способствовать соблюдению баланса при реализации поставленных целей, трате ресурсов, а также содействовать принятой стратегии.
Интернет-пространство постоянно развивается, с каждым годом появляются новые технологии, которые делают нашу работу в сети быстрее, безопаснее и удобнее. HTTP/3, последняя версия протокола передачи гипертекстовой разметки, не стала исключением.
Одна из задач бизнеса – планомерно развиваться, чтобы получать все больше доходов. Но подобное развитие влечет за собой появление многочисленных внутренних, внешних процессов. Наступает время, когда становится сложно ориентироваться в количестве реализуемых инициатив. В такой, типичной для предпринимательства ситуации, появилось понятие «портфель проектов».
Image by vectorjuice on Freepik.
