Главная Блог компании «Евробайт» Что такое электронный документооборот

Что такое электронный документооборот

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это способ организации работы с документами, при котором все действия с документацией (от создания до завершения исполнения или отправления) производятся в электронном виде. При этом электронные документы заверяются уникальной цифровой подписью и имеют юридическую силу, равнозначную их бумажному эквиваленту со всеми необходимыми отметками (печатью/подписью).

Вся документация внутри ЭДО передается по защищенным каналам связи, что обеспечивает ее безопасность и конфиденциальность. Перед тем, как начать работу с электронным документооборотом, следует разобраться, что несет в себе такой подход и каковы затраты на его внедрение.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот нужен для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы компании:

Что такое электронный документооборот.

Цель этой системы — автоматизировать документооборот, т. е. делегировать задачи по поиску, управлению, заверению, хранению и передаче корпоративной документации машинам и программному обеспечению. Сотрудник может не вставая из-за стола и в считанные секунды найти нужный документ в программе, добавить или создать новый, отправить по нужному адресу и отслеживать его статус в режиме реального времени. Если организация использует ЭДО, ее деятельность становится в разы эффективнее, ведь работа сотрудников сосредоточена на выполнении более важных задач.

Из чего состоит электронный документооборот

В процессе ЭДО задействованы четыре стороны:

  1. Отправитель. Компания-поставщик услуг или товаров, которая генерирует документ.
  2. Получатель. Юридическое лицо (клиент/покупатель/партнер), которому документ адресован.
  3. Оператор, т. е. организация, предоставляющая программные средства для реализации ЭДО. Сюда входит как сама электронная площадка, так и обслуживание побочных бизнес-процессов.
  4. Государство. Эта сторона фиксирует совершенные сделки и оформленные документы (после сообщения оператора). Кроме того, чтобы ЭД обрел юридическую значимость, его необходимо подписать, а нужные для этого сертификаты выдаются только в госорганах.

Как это происходит: контрагенты получают электронные подписи в удостоверяющих центрах, затем заключают соглашение с вендором, подключают свои системы к сервису ЭДО, оператор уведомляет об этом соответствующие госструктуры. Начало положено. Теперь компании смогут обмениваться счет-фактурами, накладными, договорами и другими документами через юридически значимый ЭДО (ЮЗЭДО), и информация об этом будет автоматически отправляться в налоговые органы

Если же речь идет о передвижении документации внутри одного предприятия, используют систему электронного документооборота (СЭД). Ее могут развернуть на корпоративном оборудовании, а могут воспользоваться услугами операторов.

Плюсы и минусы ЭДО

У электронного документооборота немало полезных функций — некоторые из них мы уже называли. Первое и самое очевидное преимущество — отсутствие необходимости в затратах на расходные материалы, бумагу, организационную технику, а также ее обслуживание. При ЭДО не нужно выделять помещение под архив, следить за физическим состоянием документов и пр. Другой плюс заключается в существенном снижении времени, которое сотрудники тратят на работу с документами. Найти, заверить, отправить и получить все, что требуется, можно в пару кликов. По этой же причине становится быстрее согласование и утверждение документации. Нельзя не отметить и уровень безопасности, достигаемый при помощи ЭДО. Вся информация передается по каналам в зашифрованном виде, она защищена от несанкционированного доступа, перехвата. При этом документооборот становится прозрачным: всегда можно отследить историю операций, узнать дату отправки/получения и т. д. Таким образом, ЭДО повышает и эффективность работников.

Тем не менее переход к этому виду документооборота сопряжен и с некоторыми рисками. Во-первых, любая техника может сломаться. Хакерская атака, неполадки на сервере или пути маршрутизации, сбои в клиентской программе — цифровые данные могут повредиться. Вероятность этого минимальна и точно ниже, чем у бумажного варианта хранения, но она есть. Во-вторых, полностью перейти на ЭДО удается далеко не всегда. Если кто-то из партнеров фирмы не поддерживает такой формат работы, компании придется прикладывать двойные усилия и вести электронно-бумажный архив. Немаловажен и человеческий фактор. Как правило, изменения в рабочем процессе вызывают у людей стресс. Параллельно с внедрением ЭДО потребуется объяснять сотрудникам, почему это необходимо и как повлияет на их обязанности, а также начинать обучать их новой системе.

Виды электронной подписи

Как мы уже сказали, сертификат цифровой подписи необходим для удостоверения личности, подписывающей документ. Это эквивалент ручной подписи, который может использоваться в разных ситуациях и потому обладает несколькими уровнями безопасности. ЭП бывает трех видов:

  1. Простая электронная подпись — это стандартная пара логин-пароль, которую мы вводим на сайтах и в приложениях. Сюда же относится код из SMS, вводимый на интернет-ресурсе для подтверждения операции (входа в аккаунт, совершения оплаты).
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более надежный вариант. У обладателя НЭП есть сертификат и ключи шифрования (закрытый и открытый), они хранятся на USB-токенах. Получить такую подпись можно в удостоверяющем центре, а также на сайте ФНС через личный кабинет.
  3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обеспечивает наиболее высокую степень защиты. Электронный документ с КЭП признается на государственном уровне и имеет юридическую значимость. Ее выдают только в центрах, аккредитованных Минкомсвязи.
Виды электронной подписи.

Какую ЭП выбрать

Простая ЭП подходит только для личного пользования. Ее применяют, чтобы подтвердить личность при входе в аккаунт, одобрить транзакцию, отправить заявление в полицию, оплатить услуги жилищно-коммунального хозяйства и пр.

НЭП выбирают для заверения бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций, некоторых видов договоров, не требующих печати. Такую подпись не примут в госорганах, а для придания документу с НЭП юридической силы потребуется дополнительное соглашение с партнером.

Квалифицированная подпись является единственным ее видом, позволяющим участвовать в ЮЗЭДО. Если вы планируете обмениваться электронной документацией с другими юрлицами, следует выбрать именно КЭП.

Площадки (сервисы) документооборота

В интернете можно найти немало программных продуктов, предназначенных для осуществления ЭДО. Они могут служить и для внутреннего контроля, и для внешнего передвижения документации. Такие услуги предоставляют, например, Диадок, Directum, Docsvision, Дело, Логика, 1С:Документооборот, E-COM и др. На сайте ФНС указано около 80 операторов, одобренных в России. Все они позволяют создавать, отправлять, получать ЭД и фиксируют данные об этих операциях.

При выборе системы следует обращать внимание на следующие моменты:

О последнем критерии мы поговорим подробнее чуть ниже.

Хранение и передача ЭД

При электронном документообороте вся документация изначально формируется в электронном виде. Бумажные варианты сканируются и загружаются в систему. Подписанные документы передаются по локальной сети компании либо через интернет по каналам, защиту которых обеспечивают сервисы ЭДО. Конечно, можно переслать ЭД и по обычной эл. почте, но тогда это будет лишь копией для ознакомления, никакой юридической силой подобные экземпляры не обладают. Кроме того, государство принимает ЭД только через одобренные системы.

Хранить электронную документацию допускается несколькими способами: в облачных хранилищах, на компьютере, на съемных носителях (флешках, компакт-дисках и т. д.) и в архиве оператора ЭДО. Последний вариант является наиболее безопасным.

Стоимость услуги

Если предполагать, что у компании уже имеется сертификат электронной подписи, то внедрить ЭДО будет относительно недорого. Как правило, онлайн-сервисы не взимают плату за подключение, однако назначают цену для непосредственной отправки документа. В таких случаях исходящий файл стоит в среднем 10₽. Входящие обычно бесплатны. Бывает, что оператор устанавливает фиксированную сумму для ежемесячного пакета, например, из ста или тысячи документов.

Также на многие СЭД необходимо приобретать лицензии. Стоимость зависит от функционала программы, длительности «подписки», а иногда — количества пользователей, которые будут к ней подключены. Можно купить ПО на год за 3000 рублей, а можно — за 100 000.

Выводы

Электронный документооборот — это современный подход к работе с документацией, который постепенно захватывает все сферы бизнеса. Те компании, которые еще не внедрили ЭДО, скорее всего уже планируют этот шаг, потому что без него значимая часть бизнес-процессов сильно замедляется. С ЭДО документ может проделать путь от Москвы до Владивостока и обратно за несколько секунд — и не нужно будет переживать, доставят ли его, согласуют ли, или отправят назад для исправления. За всем этим можно следить в спецсервисах.

Теперь вы знаете, на чем основан электронный документооборот и для чего он нужен.

Автор: Евробайт

Поделиться

Похожие статьи

Чем домен отличается от IP-адреса

Понятия IP-адреса и домена тесно связаны друг с другом и фактически отражают одну и ту же информацию — только в разных форматах.

SEO-оптимизация карточек товаров: пошаговая инструкция

Карточки товаров значительно влияют на продвижение сайта в поисковых системах, поэтому заполнять их нужно в соответствии с правилами SEO (Search Engine Optimization).

Малоценные или маловостребованные страницы — что это такое

Малоценные страницы — это веб-страницы, на которых отсутствует уникальный контент. В статье мы расскажем, о чем сообщает подобный статус и как от него избавиться.

Зачем нужен электронный документооборот Из чего состоит электронный документооборот Плюсы и минусы ЭДО Виды электронной подписи Какую ЭП выбрать Площадки (сервисы) документооборота Хранение и передача ЭД Стоимость услуги Выводы